Giriş
Teknolojinin ilerlemesiyle birlikte vergi mükellefleri için birçok süreç dijitalleşmiştir. Bu süreçlerden biri de elektronik defter (e-Defter) uygulamasıdır. Türkiye’de vergi mevzuatına uygun olarak belirli mükelleflerin elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmaktadır. Bu makalede, e-Defter nedir, kimler için zorunludur, avantajları nelerdir ve cezai yaptırımları nelerdir gibi konular detaylı bir şekilde ele alınacaktır.
Elektronik Defter (e-Defter) Nedir?
Elektronik defter, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) kapsamında tutulması zorunlu olan yasal defterlerin dijital ortamda saklanmasını sağlayan bir sistemdir. e-Defter uygulaması, kağıt ortamındaki defterlerin yerine geçmekte ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından denetlenmektedir.
Zorunlu olarak elektronik ortamda tutulması gereken defterler şunlardır:
- Yevmiye Defteri
- Defter-i Kebir
Bu defterler GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun şekilde saklanmalı ve berat alınarak sisteme yüklenmelidir.
Elektronik Defter Tutma Zorunluluğu Kimleri Kapsar?
Elektronik defter tutma zorunluluğu, her yıl Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayımlanan tebliğler doğrultusunda belirlenmektedir. 2024 yılı itibarıyla e-Defter tutma zorunluluğu olan mükellefler şunlardır:
1. Brüt Satış Hasılatına Göre e-Defter Zorunluluğu
- 2022 veya sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı (cirosu) 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler
2. Özel Sektör ve Kamu Kuruluşları
- Bağımsız denetime tabi olan şirketler
- Serbest meslek erbapları (doktor, avukat, mali müşavir vb.)
- E-Fatura kullanma zorunluluğu olan mükellefler
- Eczaneler, medikal firmalar ve ilaç sektörü temsilcileri
- Demir-çelik ve akaryakıt sektörlerinde faaliyet gösteren firmalar
3. E-Fatura ve E-Arşiv Kullanıcıları
- E-Fatura ve e-Arşiv sistemine zorunlu olarak geçen firmalar otomatik olarak e-Defter kullanmak zorundadır.
4. Gönüllü Olarak e-Defter Kullanmak İsteyenler
- Zorunluluk kapsamına girmeyen mükellefler de e-Defter sistemine gönüllü olarak geçiş yapabilirler.
Elektronik Defter Tutmanın Avantajları
E-Defter sistemine geçmenin hem işletmelere hem de devlet kurumlarına sağladığı birçok avantaj bulunmaktadır:
- Kağıt, baskı ve depolama maliyetlerini azaltır.
- Vergi denetimleri daha hızlı ve kolay yapılabilir.
- Defterlerin kaybolma veya zarar görme riski ortadan kalkar.
- Güvenli ve yedeklenebilir dijital ortam sağlar.
- Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik ortamda bildirim kolaylığı sunar.
E-Defter Tutma Zorunluluğuna Uymamanın Cezaları
E-Defter sistemine geçiş zorunluluğu bulunan mükelleflerin bu yükümlülüğe uymaması halinde Vergi Usul Kanunu gereği çeşitli cezai yaptırımlar uygulanmaktadır:
- Elektronik defter kullanmayanlara özel usulsüzlük cezası uygulanır.
- Defterlerini süresi içinde beratlandırmayan mükelleflere cezai işlem uygulanır.
- Yanıltıcı veya eksik bilgi içeren defterler için vergi kaybı cezası kesilebilir.
Cezalar her yıl yeniden belirlenmekte olup, işletmelerin güncel tebliğleri takip etmesi gerekmektedir.
E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-Defter kullanmaya başlamak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir:
- Mali mühür veya e-İmza temin edilmelidir.
- Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-Defter portalına başvuru yapılmalıdır.
- GİB onaylı e-Defter yazılımı kullanılmalıdır.
- İlk berat dosyası yüklenerek sistem aktif hale getirilmelidir.
E-Defter Saklama Zorunluluğu
E-Defterler en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. GİB tarafından yapılacak denetimlerde yetkililere sunulmak üzere dijital ortamda muhafaza edilmesi gerekmektedir.
Sonuç
Elektronik defter tutma zorunluluğu, belirli ciroya sahip işletmeler ve belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler için yasal bir yükümlülüktür. Dijital dönüşüm sürecinin bir parçası olan e-Defter uygulaması, vergi denetimlerinin hızlanmasını, kayıt dışılığın önlenmesini ve işletmelerin mali kayıtlarını daha güvenli hale getirmesini sağlamaktadır.
Eğer işletmeniz e-Defter yükümlülüğü kapsamına giriyorsa, geçiş sürecini doğru yönetmek için bir avukattan ve/veya mali müşavirden destek almanız önerilir.
Konuya ilişkin daha detaylı bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.
0 yorum