İşverenlerin işçileriyle ilgili tüm hukuki, idari ve kişisel kayıtları düzenli olarak saklaması gereken resmi belge arşivi özlük dosyasıdır. Bu dosya; işe girişten işten çıkışa kadar tüm süreçleri belgeler, denetimlerde ve uyuşmazlıklarda işverenin en önemli dayanağı olur. Ancak özlük dosyasının içeriği, güncelliği, saklama süresi ve kişisel verilerin korunması gibi birçok konuda bilgi eksikliği ya da yanlış uygulama bulunmaktadır.
Bu yazıda, özlük dosyası nedir, hangi belgeler içinde yer almalıdır, nasıl düzenlenir, hangi mevzuata göre tutulur, KVKK ve iş hukuku çerçevesinde dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir gibi tüm sorulara kapsamlı ve güncel yanıtlar verilecektir.
Özlük Dosyası Nedir?
Özlük dosyası, işverenin çalıştırdığı işçilerle ilgili olarak iş ilişkisine dair tüm bilgi ve belgeleri sakladığı resmi dosyadır. İş Kanunu gereği her işçi için ayrı ayrı tutulmalıdır.
Yasal Dayanak:
- 4857 sayılı İş Kanunu m. 75
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
- İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı
İşveren Özlük Dosyasını Tutmak Zorunda mı?
Evet. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre her işveren, çalıştırdığı işçiler için özlük dosyası tutmak ve bu dosyada iş ilişkisine dair tüm bilgi ve belgeleri bulundurmak zorundadır. Aksi durumda idari para cezası uygulanabilir.
Özlük Dosyasına Konulması Gereken Belgeler
Aşağıda, özlük dosyasında bulunması gereken belgeler örnek olarak sıralanmıştır:
1. Kimlik ve Temel Bilgiler
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- İkametgâh belgesi
- Vesikalık fotoğraf
- Adli sicil kaydı
- Aile durumu bildirimi (AGİ için)
2. İşe Giriş Belgeleri
- İş başvuru formu
- Özgeçmiş (CV)
- İşyeri ile yapılan iş sözleşmesi
- SGK işe giriş bildirgesi
- Sağlık raporu
- Askerlik durum belgesi
3. Eğitim ve Yetkinlik Belgeleri
- Diploma, sertifika fotokopileri
- Mesleki yeterlilik belgeleri
- İSG eğitim katılım belgeleri
4. İşe Devam Süreci Belgeleri
- Devam çizelgeleri
- Maaş bordroları
- İzin formları ve izin kayıtları
- Disiplin tutanakları
- Uyarı yazıları
- Performans değerlendirme raporları
5. İşten Ayrılış Belgeleri
- İşten ayrılış bildirgesi
- İhbar ve kıdem tazminatı hesaplamaları
- SGK çıkış bildirgesi
- İşten ayrılış yazısı / istifa dilekçesi
- İbraname
- Çıkış mülakat formu
Özlük Dosyasının Dijital Olarak Tutulması Mümkün mü?
Evet. Özlük dosyası fiziki veya dijital ortamda tutulabilir. Ancak dijital sistem kullanılıyorsa:
- Belgeler taratılmalı ve imzalı hali saklanmalıdır.
- Erişim yetkileri sınırlandırılmalı
- KVKK’ya uygun koruma sağlanmalıdır
Özlük Dosyasının Saklama Süresi
- İşçinin işten ayrılmasından sonra en az 10 yıl saklanmalıdır.
- SGK ve vergi incelemeleri açısından daha uzun süre saklanması önerilir.
KVKK Kapsamında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Özlük dosyasında yer alan tüm belgeler, kişisel veri niteliğindedir. Bu nedenle:
- Veri işleme amacı açık olmalı
- İşçiden açık rıza alınmalı (gerekli durumlarda)
- Yetkisiz kişilere erişim engellenmeli
- Gerekli durumlarda VERBİS kaydı yapılmalıdır (çalışan sayısına göre)
Özlük Dosyasında Sık Yapılan Hatalar
- Eksik belge tutmak (özellikle sözleşme ve izin belgeleri)
- Eski tarihli belgelerin güncellenmemesi
- Disiplin süreci belgelerinin kayıt altına alınmaması
- Çalışanların açık rızasını almadan veri toplamak
- Dosyaları sadece fiziki ortamda saklamak, dijital yedekleme yapmamak
Denetimlerde Özlük Dosyası Neden Önemlidir?
- İŞKUR, SGK, Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı denetimlerinde ilk incelenen belgedir.
- İşçinin açtığı kıdem tazminatı, fazla mesai, mobbing, eşitlik ihlali gibi davalarda delil teşkil eder.
- Bordro uyuşmazlıklarında, izin hesaplamalarında resmi dayanak oluşturur.
Özlük Dosyası Hazırlarken Adım Adım Yol Haritası
- İşe alımda tüm belgeleri eksiksiz topla
- Her personel için ayrı klasör ya da dijital dosya oluştur
- Belgeleri tarih sırasına göre düzenle
- Belgeleri hem fiziki hem dijital olarak arşivle
- Yetkisiz kişilerin erişimini engelle
- Dosyayı periyodik olarak güncelle
Yargıtay Kararlarıyla Uygulama Örnekleri
Yargıtay 9. HD, 2019/2645 E., 2020/1187 K.
“İşverenin özlük dosyasında tutmadığı belgeler, davalı aleyhine delil yetersizliği oluşturur.”
Yargıtay 22. HD, 2018/4634 E., 2019/1145 K.
“İşçinin sözlü olarak uyarıldığı iddia edilmişse, bu iddia ancak özlük dosyasındaki yazılı tutanakla ispat edilebilir.”
Sonuç
Özlük dosyası, işverenin hem yasal yükümlülüğü hem de iş ilişkilerini güvence altına alan vazgeçilmez bir uygulamadır. Belgelerin eksiksiz, güncel ve düzenli şekilde saklanması; denetimlerde ceza riskini azaltır, işçi uyuşmazlıklarında ispat gücü sağlar. Ayrıca, kişisel verilerin korunmasına yönelik tedbirler de titizlikle alınmalı; hem fiziksel hem dijital ortamlarda güvenlik sağlanmalıdır.
0 yorum