Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Kapsamında Aydınlatma Yükümlülüğü ve Aydınlatma Metni Hazırlama Rehberi

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin işlenmesi sırasında veri sorumlularına aydınlatma yükümlülüğü getirmiştir. Bu yükümlülük, ilgili kişilerin (veri sahiplerinin) verilerinin kim tarafından, hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeplerle işlendiği konusunda bilgilendirilmesini sağlar. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi için hazırlanan aydınlatma metni, veri sorumlularının kanuni sorumluluklarını yerine getirmeleri açısından kritik bir öneme sahiptir.

Aydınlatma Yükümlülüğünün Kapsamı

KVKK’nın 10. maddesine göre, veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişiler, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında ilgili kişilere aşağıdaki konularda bilgi vermekle yükümlüdür:

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği: Veri sorumlusunun unvanı, adresi ve iletişim bilgileri.
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği: Verilerin toplanma ve işlenme sebepleri.
• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği: Verilerin üçüncü taraflarla paylaşılması durumunda, bu paylaşımın kapsamı ve amacı.
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi: Verilerin hangi yöntemlerle toplandığı ve bu işlemin hukuki dayanağı.
• İlgili kişinin KVKK’nın 11. maddesinde sayılan diğer hakları: Veri sahibinin sahip olduğu haklar ve bu hakları nasıl kullanabileceği.

Aydınlatma Metni Hazırlama Adımları

Aydınlatma metni oluştururken aşağıdaki unsurların dikkate alınması gerekmektedir:

1. Veri Sorumlusunun Kimliği:
   • Veri sorumlusunun tam unvanı.
   • Adres ve iletişim bilgileri.
   • Varsa temsilcisinin kimlik ve iletişim bilgileri.
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amacı:
   • Verilerin hangi spesifik amaçlarla işlendiğinin detaylı açıklaması.
   • Örneğin, hizmet sunumu, müşteri memnuniyeti, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi gibi.
3. İşlenen Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar ve Aktarım Amacı:
   • Verilerin hangi üçüncü taraflarla (örneğin, iş ortakları, tedarikçiler, resmi kurumlar) paylaşılabileceği.
   • Bu paylaşımın hangi amaçlarla yapıldığı.
4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi:
   • Verilerin hangi kanallar aracılığıyla toplandığı (örneğin, web sitesi, fiziksel formlar, çağrı merkezleri).
   • Toplama işleminin dayandığı hukuki sebepler (örneğin, sözleşmenin ifası, yasal yükümlülükler, meşru menfaatler).
5. İlgili Kişinin Hakları:
   • Veri sahibinin KVKK’nın 11. maddesi uyarınca sahip olduğu haklar:
     • Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme.
     • İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
     • İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
     • Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
     • Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
     • İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
     • Bu işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
     • Otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi nedeniyle aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
     • Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.
6. Başvuru Yöntemleri:
   • Veri sahiplerinin haklarını kullanmak için başvurularını nasıl ve hangi kanallar üzerinden yapabilecekleri.
   • Başvuru sırasında izlenecek prosedürler ve iletişim bilgileri.

Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilme Yöntemleri

Aydınlatma yükümlülüğü, kişisel verilerin elde edilmesi anında ve uygun yöntemlerle yerine getirilmelidir. Bu yöntemler arasında yazılı metinler, dijital platformlar, sözlü bilgilendirmeler veya çağrı merkezi aracılığıyla yapılan bilgilendirmeler yer alabilir. Önemli olan, ilgili kişinin bilgilendirildiğine dair ispat yükümlülüğünün veri sorumlusunda olduğudur.

Örnek Senaryo

Bir e-ticaret firması, müşterilerine sunduğu alışveriş hizmeti sırasında ad, soyad, adres, telefon numarası gibi kişisel veriler toplamakta ve kargo şirketine aktarmaktadır. Firma, web sitesinde yer verdiği aydınlatma metni aracılığıyla müşterilerini veri işleme ve aktarma süreçleri hakkında bilgilendirmekte ve KVKK’ya uygun hareket etmektedir.

Yaklaşık Maliyetler

Not: Maliyetler, işletmenin büyüklüğüne ve faaliyet alanına göre değişiklik gösterebilir.

Hukuki Danışmanlık Almanın Önemi

Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmemesi, veri sorumlularına idari para cezaları uygulanmasına yol açabilir. Bu nedenle, aydınlatma metni hazırlanırken ve KVKK uyum süreçlerinde uzman bir hukuk danışmanından destek almak önemlidir.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

1. Aydınlatma yükümlülüğü ne zaman yerine getirilmelidir?
Veri elde edilirken, yani kişisel veriler toplanmaya başlanıldığı anda yerine getirilmelidir.

2. Aydınlatma metni her platformda aynı mı olmalıdır?
Veri işleme süreçlerine göre değişiklik gösterebilir. Her platformun veri toplama yöntemi ve amacı farklı olabileceği için özelleştirilmiş metinler hazırlanmalıdır.

3. Aydınlatma yükümlülüğüne uyulmaması durumunda ceza var mıdır?
Evet, KVKK kapsamında aydınlatma yükümlülüğüne aykırılık durumunda idari para cezası uygulanabilir.

4. Aydınlatma metni ve açık rıza metni aynı şey midir?
Hayır. Aydınlatma metni bilgilendirme amacı taşır, açık rıza metni ise ilgili kişinin belirli bir işleme açıkça onay vermesidir.