Türkiye’de kişisel verilerin korunması, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile detaylı şekilde düzenlenmektedir. Bu kapsamda, kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin en temel yükümlülüklerinden biri de “aydınlatma yükümlülüğü”dür. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi için hazırlanan belgeye ise “Aydınlatma Metni” denilmektedir. Bu yazımızda, KVKK kapsamında aydınlatma metninin ne olduğu, içermesi gereken unsurlar ve doğru bir şekilde nasıl hazırlanacağı konularına ayrıntılı olarak değinilecektir.
KVKK Aydınlatma Metni Nedir?
KVKK aydınlatma metni, veri sorumlusunun kişisel verileri işlemeden önce ilgili kişileri (veri sahiplerini) açık ve net bir şekilde bilgilendirmek amacıyla hazırladığı belgedir. Bu metin sayesinde veri sahipleri, kişisel verilerinin ne amaçla, nasıl ve ne kadar süreyle işleneceğini öğrenebilir, verilerin kimlerle paylaşılacağını ve haklarının neler olduğunu anlayabilirler.
KVKK’ya göre, aydınlatma metninin hazırlanıp kişilere sunulması, veri sorumlularının temel yükümlülüklerinden biridir ve bu yükümlülüğün ihlali idari para cezalarıyla sonuçlanabilir.
KVKK Aydınlatma Metni Hangi Durumlarda Gereklidir?
KVKK aydınlatma metni, kişisel verilerin işlendiği her durumda gereklidir. Özellikle aşağıdaki faaliyetlerde mutlaka hazırlanmalıdır:
- Web sitelerinde kişisel veri toplanırken
- Üye kayıtları oluşturulurken
- İşe alım süreçlerinde aday bilgileri toplanırken
- Müşteri ilişkileri yönetiminde kişisel veriler işlenirken
- Pazarlama ve reklam faaliyetlerinde kişisel veriler kullanılırken
- Sosyal medya hesapları üzerinden veri toplanırken
KVKK Aydınlatma Metni Nasıl Hazırlanır?
KVKK aydınlatma metni hazırlanırken aşağıdaki unsurların açıkça belirtilmesi gerekir:
1. Veri Sorumlusunun Kimliği
Aydınlatma metninde veri sorumlusunun adı, adresi ve varsa şirket bilgileri net bir şekilde belirtilmelidir.
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği açıkça ifade edilmelidir. Örneğin, müşteri memnuniyeti, pazarlama faaliyetleri veya sözleşmelerin ifası gibi.
3. Kişisel Verilerin Kimlerle Paylaşılabileceği
Verilerin hangi kurum veya kişilerle, hangi amaçla paylaşılabileceği belirtilmelidir. Örneğin, resmi kurumlar, hizmet sağlayıcılar veya iş ortakları gibi.
4. Veri İşlemenin Hukuki Sebepleri
Veri işlemenin dayandığı hukuki sebepler açıkça ifade edilmelidir. Bu sebepler açık rıza olabilir veya kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi, sözleşmenin ifası gibi hukuki gerekçeler olabilir.
5. Veri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verilerin hangi yöntemlerle (çevrimiçi formlar, telefon görüşmeleri vs.) toplandığı ve bu toplamanın hukuki gerekçesi belirtilmelidir.
6. Veri Sahiplerinin Hakları
Veri sahiplerinin KVKK kapsamında sahip oldukları haklar (erişim hakkı, düzeltme talebi, silme ve anonimleştirme talebi, itiraz hakkı gibi) açıkça ifade edilmelidir.
7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
Verilerin ne kadar süreyle saklanacağı veya saklama süresinin nasıl belirleneceği belirtilmelidir. Bu sürelerin yasal mevzuat veya işlem amacına uygun olması önemlidir.
Aydınlatma Metni Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
- Metin sade, anlaşılır ve açık olmalıdır.
- Teknik hukuki terimlerden mümkün olduğunca kaçınılmalı, günlük dil tercih edilmelidir.
- Veri sahibinin kolayca erişebileceği bir yerde (web sitesinde, üyelik formlarında vs.) yayınlanmalıdır.
- Güncel mevzuata ve şirket içi uygulamalara göre periyodik olarak güncellenmelidir.
- Metinde yer alan bilgiler somut, net ve doğrulanabilir olmalıdır.
KVKK Aydınlatma Metni Örneği
Basit ve anlaşılır bir aydınlatma metni örneği aşağıdaki gibidir:
Veri Sorumlusunun Kimliği:
ABC Şirketi, Adres: X Mah. Y Cad. No: 12, İstanbul.Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları:
Müşteri ilişkileri yönetimi, hizmet sunumu, reklam ve pazarlama faaliyetleri.Kişisel Verilerin Paylaşımı:
Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla resmi kurumlar ve iş ortaklarımızla paylaşılabilir.Veri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi:
Çevrimiçi formlar, telefon görüşmeleri gibi yöntemlerle, açık rızanız ve yasal zorunluluklar kapsamında verileriniz toplanmaktadır.Veri Sahiplerinin Hakları:
KVKK kapsamında verilerinize erişme, değiştirme, silme ve anonimleştirme taleplerinde bulunma hakkınız bulunmaktadır. Bu haklarınızı kullanmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.Kişisel Verilerin Saklanma Süresi:
Verileriniz, işlenme amaçlarının ortadan kalkmasına kadar veya yasal süreler boyunca saklanır.
KVKK’ya Uymamanın Cezai Sonuçları Nelerdir?
KVKK aydınlatma metninin eksik veya hatalı olması, idari para cezalarına neden olabilir. Bu cezalar 2024 yılı itibarıyla 29.852 TL’den başlayıp 597.191 TL’ye kadar çıkabilmektedir. Ayrıca, veri sahiplerinin hukuki talepleri ve tazminat davaları ile karşılaşılması da mümkündür.
Sık Sorulan Sorular (SSS)
- Aydınlatma yükümlülüğü nedir?
Veri sorumlularının, kişisel veri toplarken veri sahiplerini açık ve anlaşılır biçimde bilgilendirme zorunluluğudur. - KVKK aydınlatma metninde hangi bilgiler bulunmalıdır?
Veri sorumlusu kimliği, veri işleme amacı, veri paylaşımı, veri işleme süresi ve haklar gibi bilgiler bulunmalıdır. - Aydınlatma metni ne zaman sunulmalıdır?
Kişisel veri toplanırken veya verilerin işlenmesi öncesinde sunulmalıdır. - Aydınlatma yükümlülüğüne uymamanın cezası nedir?
2024 yılı itibarıyla 29.852 TL’den 597.191 TL’ye kadar idari para cezası uygulanabilir. - Aydınlatma metni yazılı olmak zorunda mıdır?
Evet, yazılı olarak sunulması gerekir. - Aydınlatma metninin güncellenmesi gerekir mi?
Evet, metnin güncel mevzuata ve uygulamalara göre düzenli olarak güncellenmesi gerekir. - Aydınlatma metni nerede yayınlanmalıdır?
Web sitesinde, başvuru formlarında ve kişisel veri toplanan diğer mecralarda yayınlanmalıdır. - Aydınlatma metni ile açık rıza aynı şey midir?
Hayır, açık rıza veri işleme izni, aydınlatma metni ise bilgilendirme belgesidir. - KVKK’ya uyulmaması durumunda cezai yaptırımlar var mıdır?
Evet, KVKK’ya uyulmaması durumunda idari para cezaları ve cezai yaptırımlar söz konusudur. - Veri sahipleri haklarını nasıl kullanabilir?
Veri sorumlusuna başvurarak KVKK kapsamında haklarını kullanabilirler.
0 yorum